In het huishoudelijk reglement worden onderwerpen geregeld, waarin door de statuten niet of niet volledig wordt voorzien. Daarnaast is het een samenvatting van de belangrijkste punten uit de statuten. Hieronder de volledige tekst.
NAAM EN VESTIGING
1. De vereniging draagt de naam: Vereniging Zeeuwse Cirkel en bestaat uit een hoofdvestiging (de administratieve zetel) en nevenvestigingen (kringen genoemd).
2. De vereniging is gevestigd te Ovezande, gemeente Borsele.
3. De vereniging is opgericht op 1 juli 2016.
4. De acte van oprichting is opgemaakt op 19 mei 2017
DOEL
1. Het bevorderen van de permanente educatie van haar leden onder het motto “Beter stof op de kast dan stof op je hersenen”.
2. De vereniging tracht dit doel te bereiken door educatieve activiteiten, die de lokale kringen van de Zeeuwse Cirkel jaarlijks voor hun leden organiseren, zoals excursies naar musea, bedrijven en instellingen, lezingen en workshops. Alles in de ruimste zin.
VERENIGINGSJAAR
1. Het verenigingsjaar valt samen met het kalenderjaar.
2. De kringen organiseren negen tot twaalf uitstappen per jaar voor hun leden. Iedere kring bepaalt zelf het aantal.
3. De leden worden geacht zoveel mogelijk uitstappen bij te wonen. Deelname en verhindering moeten bij de kring gemeld worden volgens de reglementen van de betreffende kring. Niet nakomen van deze verplichting kan financiële gevolgen hebben.
LIDMAATSCHAP VERENIGING
1. Leden zijn personen, die zijn aangesloten bij een kring.
2. Leden dienen zich schriftelijk aan te melden met een inschrijfformulier bij het bestuur van de vereniging.
3. Bij het aangaan van het lidmaatschap ontvangen de leden het huishoudelijk reglement en de privacyverklaring. Door het ondertekenen van het inschrijfformulier gaan de leden hiermee akkoord.
4. Het bestuur van de kring beslist over de toelating van leden en bepaalt de grootte van de kring.
5. Het lidmaatschap eindigt door overlijden, schriftelijk bedanken of royement door de ledenvergadering van de kring.
6. Opzegging van het lidmaatschap vindt plaats tegen het einde van het verenigingsjaar met inachtneming van een opzegtermijn van vier weken. Wanneer het lidmaatschap in de loop van een verenigingsjaar eindigt, blijft de jaarlijkse bijdrage voor het geheel door het lid verschuldigd.
GELDMIDDELEN
1. De geldmiddelen van de kringen bestaan uit de contributie van de kringleden.
2. De hoogte van de contributie wordt jaarlijks door de Algemene Ledenvergadering bepaald.
3. De kringen dragen jaarlijks een bedrag per lid af voor de verzekeringen, de kosten voor de Algemene Ledenvergadering en de overheadkosten van het Algemeen Bestuur.
4. Verantwoording over de inkomsten en uitgaven wordt door de besturen afgelegd aan de leden. Daartoe worden zowel voor de hoofdvestiging als voor de kringen kascommissies ingesteld.
ALGEMEEN BESTUUR (AB), DAGELIJKS BESTUUR (DB) en KRINGBESTUUR
1. Het bestuur van de vereniging wordt Algemeen Bestuur genoemd en is belast met het besturen van de vereniging.
2. Voor het Algemeen Bestuur wordt er gewerkt met een rooster van aftreden. De leden worden voor vier jaar benoemd en kunnen eenmaal herbenoemd worden.
3. Elke kring heeft recht op één zetel in het Algemeen Bestuur en draagt het lid voor op de Algemene Ledenvergadering.
4. De Algemene Ledenvergadering benoemt de leden van het bestuur en kiest de voorzitter.
5. Het Algemeen Bestuur kiest uit hun midden een secretaris en penningmeester, die met de voorzitter het Dagelijks Bestuur vormen.
6. Als de kring een lid voor het Dagelijks Bestuur levert, treedt een tweede lid van deze kring toe tot het Algemeen Bestuur als afgevaardigde van de kring.
7. Het Dagelijks Bestuur vertegenwoordigt de vereniging en zet zich in voor het algemeen belang.
8. Het bestuurslidmaatschap eindigt
– door het beëindigen van het lidmaatschap van een kring;
– door schriftelijk te bedanken.
9. Een niet voltallig Algemeen Bestuur blijft bestuursbevoegd.
10.De kringen worden bestuurd door het kringbestuur, dat zelf de invulling bepaalt.
DE ALGEMENE LEDENVERGADERING (ALV)
1. Ten minste eenmaal per jaar wordt een Algemene Ledenvergadering (ALV) bijeengeroepen door het Algemeen Bestuur, ten laatste zes maanden na het aflopen van het kalenderjaar.
2. Als de meerderheid van de leden hiermee instemt, mag de ALV in uitzonderlijke gevallen ook schriftelijk of digitaal gehouden worden. Na ontvangst van de vergaderstukken krijgen de leden 2 weken om schriftelijk per post of per mail te reageren.
3. De uitnodiging wordt minimaal acht dagen vooraf verzonden en de leden ontvangen daarbij:
1. De agenda
2. Het verslag van de laatstgehouden ALV
3. Het jaarverslag van de Vereniging Zeeuwse Cirkel
4. De jaarrekening over het afgelopen boekjaar
5. De begroting voor het komend boekjaar
STATUTENWIJZIGING
1. De statuten kunnen alleen gewijzigd worden na een besluit van de Algemene Ledenvergadering.
2. De procedure, die gevolgd moet worden, staat beschreven in de statuten.
AANVULLEND REGELS PER KRING
Elke kring kan een aanvullend huishoudelijk reglement maken met de voor die kring geldende regels en afspraken, die echter niet in strijd mogen zijn met het Huishoudelijk Reglement van de Vereniging.
ONVOORZIENE GEVALLEN
In gevallen, waarin dit huishoudelijk reglement niet voorziet, beslist het Algemeen Bestuur.
VASTSTELLING
Deze versie van het huishoudelijk reglement is vastgesteld door de Algemene Ledenvergadering op 11 oktober 2022 en wordt elke vier jaar opnieuw bekeken door het Algemeen Bestuur en door de Algemene Ledenvergadering vastgesteld.